Consejos de uso del correo

El correo electrónico es una potente herramienta de comunicación, por esta misma razón puede ser tan efectiva como dañina en sus resultados.

Hoy en día casi un 40% del correo se lee y revisa a través de dispositivos móviles y tabletas, por lo que es imprescindible adaptar y asegurar la visibilidad y legilibidad de nuestra comunicación.

Esta es la lista de recomendaciones y consejos prácticos para su correcto uso y asegurar buenos resultados de recepción y lectura:

•Utilice siempre el campo de Asunto (Subject) con texto normal evitando mayúsculas

•Evite en lo posible adjuntar archivos, especialmente si el archivo tiene alguna de estas características:

✓Contiene un documento de word tipo DOC o DOCX

✓Contiene una hoja de cálculo tipo XLS, XLSX

✓Contiene una base de datos tipo MDB, MDE, ACCDB, ACCDE

✓Su archivo es editable, manipulable y reenviable a otros en su nombre, de una forma sencilla

✓El tamaño de los adjunto supera los 256kb (0,25 mb)

•Evite las firmas anexas complejas llenas de imágenes pequeñas, enlaces, textos y notas

•No utilice en el campo destinatario más de una dirección de correo (incumple la legislación actual de protección de datos)

•Evite mandar a más de un usuario al tiempo, si necesita remitir copia utilice los campos CC (con copia), CCO (con copia oculta), en todo caso no supere las 5 direcciones destinatarias

•Cumpla con la LSSI en lo que a spam corresponde, disponga siempre de la autorización del destinatario y en los casos de publicidad incluya PUBLI o PUBLICIDAD en el encabezado

•En cumplimiento de la LOPD anexe el pie correspondiente para facilitar el acceso, modificación y eliminación, del correo de su lista de distribución.

•Utilice el formato PDF para archivos de texto y documentación

•En ocasiones formatos complejos para ganar en vistosidad o aspecto final, solo producen problemas a ciertos dispositivos en su lectura. Utilice el formato más estándar para garantizar lecturas.

•La configuración habitual de muchos gestores de correos es bloqueando imágenes, evite incrustar contenido de este tipo ya que apenas un 30% lo visualizará y tampoco se asegura el mismo aspecto en todas las herramientas de gestión de correos

•Si los archivos adjuntos superan el tamaño recomendado utilice herramientas de publicación ( Issuu , Blurb, Calameo, SlideShare, etc...) o enlaces de descarga (WeTransfer, DropBox, Skydrive, GoogleDrive, Apple iCloud, Cubby, StreamFile, WikiSend,MailBigFile, SendThisFile, etc...)

•Los archivos de hojas de cálculo, documentos o bases de datos, utilice siempre un compresor tipo WinRAR, WinZip, Arj, WinAce, PkZip o similar. Verifique que sea habitual de sus destinatarios o que dispone de descarga e instalación sencilla

•Si necesita utilizar listas largas de distribución de correo utilice el gestor de Newsletter que incorpora kFein v12 o bien alguna utilidad de envío masivo como MailChimp, GraphicMail, Awebber, EagleMailer, Doppler, Campaigner, etc.. aunque normalmente todas ellas requieren de la creación de su perfil y abonar importes por el envío.

Si su correo incorpora finalmente archivos adjuntos le recomendamos que:

•Identifique en el texto del correo que se incluyen archivos adjuntos

•Describa el contenido de los archivos adjuntos (lista de precios en PDF, cartelería, etc...)

•Indique la herramienta con la que se realizó la compresión del archivo (compactado con Winrar, Winzip... etc.)

•Indique el software utilizado para verificar que no contiene virus, troyanos, worms, etc...

Utilice sistemas automáticos de desuscripción de sus listas de correo, simplifica su gestión y evita los errores en el tratamiento de los mismos.